Kontakt

O portalu | Widżet | Regulamin portalu

Doradca Dyrektora

Zgłaszanie zbiorów danych do GIODO

Pytanie Użytkownika

Czy do GIODO należy zgłaszać zbiory danych z sekretariatu oraz e-dziennika?

Odpowiedź naszego eksperta

Analizując USTAWĘ z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, czytamy:

Art. 43

1. Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych:

4) przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się,

Z powyższego artykułu jasno wynika, że zbiór danych zawierających dane Pracowników oraz osób uczących nie musi być zgłaszany w GIODO.

Oprogramowanie dostępne obecnie na polskim rynku różni się zakresem funkcji. Dlatego, aby jednoznacznie określić, czy zbiór danych w dzienniku elektronicznym oraz w programie do prowadzenia sekretariatu może nie być zgłaszany w GIODO, jego Użytkownik powinien przeanalizować oprogramowanie oraz sposób, w jaki szkoła z niego korzysta, aby ustalić, czy w systemie gromadzone są także dane osobowe innych osób niż Pracownicy oraz Uczniowie.

Jeśli szkoła zakupi zintegrowany system informatyczny, w skład którego wchodzą moduły dziennika elektronicznego oraz sekretariatu, ale nie zdecyduje się na używanie modułu sekretariatu, to w takiej sytuacji nie ma obowiązku zgłoszenia zbioru, z zastrzeżeniem sytuacji opisanej poniżej.

Proszę pamiętać, iż w dzienniku elektronicznym bardzo często, oprócz danych osobowych Uczniów oraz Nauczycieli, gromadzone są dane osobowe Rodziców lub innych prawnych Opiekunów. Mimo że z ustawy nie wynika wprost, że przechowywanie takich informacji zwalnia Administratora z obowiązku rejestracji zbioru, to możemy uznać, że są one rozszerzeniem danych Ucznia. Nie są nam znane przypadki, w których inspektorzy GIODO zakwestionowali gromadzenie takich informacji, jeśli są one wykorzystywane w celach edukacyjnych, np. kontakt z Rodzicem/Opiekunem. Jednak jeśli szkoła chce wykorzystywać te dane do innych celów niż edukacyjne, np. do promowania szkoły (wysyłanie zaproszeń na dni otwarte szkoły, zbieranie 1% podatku itd.), to zmienia się cel ich przetwarzania, a to w konsekwencji wymusza rejestrację zbioru.

Rejestracja zbioru jest również konieczna w momencie, gdy szkoła zdecyduje się na używanie w ramach zintegrowanego systemu modułu Sekretariat. Wynika to z obowiązku prowadzenia przez szkołę księgi ewidencji (przede wszystkim szkoły podstawowe i gimnazja), w której szkoła prowadzi ewidencję wszystkich Uczniów z obwodu, łącznie z tymi uczącymi się w innych placówkach.

Bez względu na to, czy zbiór powinien być zgłoszony w GIODO czy nie, Administrator danych powinien pamiętać, że system informatyczny służący do jego obsługi musi zawsze spełniać wymogi Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Takich gwarancji oraz odpowiedniej dokumentacji systemu należy żądać od producenta oprogramowania.

 

Podstawa prawna:

Autor: Dariusz Kózka.

dodaj do aktówki

Udostępnij:

Komentarze do artykułu (0) skomentuj

LogowanieZaloguj się aby dodać komentarz

pokaż keystroke

Jeśli zapomniałeś hasła, przejdź na stronę LIBRUS Synergia i skorzystaj z opcji „zapomniałem hasła".

Bądź na bieżąco!

Nie pozwól, by coś ważnego uszło Twojej uwadze. Jeśli powyższy artykuł jest dla Ciebie interesujący, dodaj podobne artykuły do powiadomień. Możesz również otrzymywać powiadomienia o nowych komentarzach do tego artykułu. Więcej informacji na temat powiadomień oraz szczegółowe ustawienia znajdziesz na podstronie Centrum Powiadomień.

powiadom mnie o podobnych artykułach powiadom mnie o nowych komentarzach

Lumen

PCG Akademia

Squla

WSiP

Uniqa

WDB

AIG

Plagiat.pl

MegaMatma

KND

DD

PCG

MEDICOVER

iq.pl

aSc

PayU

AXA

Interrisk

widok klasyczny
x

Ta strona używa cookie i innych technologii. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na ich używanie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.