Kontakt

O portalu | Widżet | Regulamin portalu

Doradca Dyrektora

Zgłaszanie szkolnych zbiorów danych osobowych do GIODO

W tym krótkim artykule znajdą Państwo kilka najistotniejszych informacji na temat przetwarzania zbiorów danych osobowych w placówce oświatowej w odniesieniu do potrzeby ich zgłaszania do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

W ostatnich latach obserwujemy wzrost liczby przypadków, w których szkoły zaczynają gromadzić i przetwarzać dane osobowe w postaci elektronicznych zbiorów danych (np. program do obsługi Sekretariatu, Biblioteki czy Dziennik elektroniczny). Często łączy się to z potrzebą zgłaszania takich zbiorów danych do GIODO, choć nie jest to do końca poprawne skojarzenie. O potrzebie zgłoszenia do GIODO zbioru nie decyduje bowiem jego forma (elektroniczna bądź papierowa), ale rodzaj danych oraz cel, w jakim pragniemy je przetwarzać. Nie jest istotne, czy zbiór danych prowadzony jest w formie elektronicznej bazy danych czy papierowej księgi trzymanej w sejfie. Oczywiście w zależności od jego formy zobowiązani jesteśmy stosować inne rodzaje zabezpieczeń (np. chroniących zbiór danych przed dostępem osób niepowołanych), niemniej generalnie jego postać nie ma znaczenia dla określenia, czy dany zbiór podlega obowiązkowi zgłoszenia czy nie.

Dwa najistotniejsze akty prawne opisujące zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych, także za pomocą systemów informatycznych, to:

a) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.);

b) Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Ich teksty można pobrać ze strony internetowej GIODO, sekcja Prawo.

Czy szkoła powinna zgłaszać swoje zbiory do GIODO?

Odpowiedź na to pytanie nie jest niestety jednoznaczna. Ukryta jest w poszczególnych artykułach ustawy i tak naprawdę zależy pośrednio od typu placówki, a także od indywidualnych rozwiązań stosowanych w jednostce oświatowej. Po pierwsze należy zwrócić uwagę, że ustawodawca przewidział kilka wyjątków, które umożliwiają nam gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych oraz zwalniają nas z obowiązku zgłaszania takich zbiorów do GIODO. Wyjątki te opisane są w Art. 43.1. obowiązującej Ustawy.

Z punktu widzenia placówki oświatowej dwa z nich są bardzo istotne:

a) zwolnienie z rejestracji zbiorów zawierających dane osób pracujących w szkole (np. na podstawie umów o pracę lub innych umów cywilnoprawnych);

b) zbiorów danych osób uczących się.

Na podstawie tego punktu placówka oświatowa powinna być zwolniona z rejestracji takich zbiorów danych jak zbiór kadrowy, księga Ucznia czy księga ewidencji dzieci i młodzieży. Jednak tak być nie musi!

Jednym z kryteriów zwolnienia z rejestracji zbioru danych osobowych jest to, że zawiera on wyłącznie dane osób w szkole się uczących. W przypadku zbioru, jakim jest księga Ucznia, kryterium to jest zachowane, jednak w przypadku księgi ewidencji dzieci i młodzieży (księgi dziecka) już nie, ponieważ w księdze tej znajdują się także dane osób realizujących swój obowiązek szkolny w innych placówkach. Zagadnienie te było niedawno przedmiotem wielu zapytań skierowanych do GIODO, które postanowiło na tę okazję wydać jednoznaczną interpretację (kwiecień 2010).

Na pytanie CZY SZKOŁA POSIADAJĄCA REJESTR UCZNIÓW REALIZUJĄCYCH OBOWIĄZEK SZKOLNY W INNYCH SZKOŁACH POWINNA ZGŁOSIĆ TAKI ZBIÓR DANYCH DO REJESTRACJI GENERALNEMU INSPEKTOROWI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH?

Odpowiedź brzmiała:

Tak, gdyż zbiór ten nie dotyczy osób uczących się w tej szkole, a tylko taki zbiór jest zwolniony z rejestracji.

Interpretując stanowisko GIODO każda szkoła podstawowa lub gimnazjum, będąca administratorem zbioru danych Uczniów realizujących swój obowiązek szkolny w innych szkołach, powinna taki zbiór zgłosić do GIODO.

 

Podstawa prawna:

Autor: Marcin Kempka.

dodaj do aktówki

Udostępnij:

Komentarze do artykułu (0) skomentuj

LogowanieZaloguj się aby dodać komentarz

pokaż keystroke

Jeśli zapomniałeś hasła, przejdź na stronę LIBRUS Synergia i skorzystaj z opcji „zapomniałem hasła".

Bądź na bieżąco!

Nie pozwól, by coś ważnego uszło Twojej uwadze. Jeśli powyższy artykuł jest dla Ciebie interesujący, dodaj podobne artykuły do powiadomień. Możesz również otrzymywać powiadomienia o nowych komentarzach do tego artykułu. Więcej informacji na temat powiadomień oraz szczegółowe ustawienia znajdziesz na podstronie Centrum Powiadomień.

powiadom mnie o podobnych artykułach powiadom mnie o nowych komentarzach

Lumen

PCG Akademia

Squla

WSiP

Uniqa

WDB

AIG

Plagiat.pl

MegaMatma

KND

DD

PCG

MEDICOVER

iq.pl

aSc

PayU

AXA

Interrisk

widok klasyczny
x

Ta strona używa cookie i innych technologii. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na ich używanie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.