O portalu | Widżet | Regulamin portalu

Doradca Dyrektora

Pieczęć urzędowa w szkole

Definicja pieczęci urzędowej

Pieczęcią urzędową jest szczególnego rodzaju pieczęcią, której wygląd, wymiary, sposób używania, przechowywania, zamawiania i wyrobu określają przepisy Ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych.

Zgodnie z art. 16c ust. 1 tej ustawy urzędową pieczęcią jest pieczęć o następujących cechach:

  • metalowa,
  • okrągła,
  • tłoczona,
  • zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania (nazwa szkoły).

Podmioty, które mogą używać pieczęci urzędowych

Pieczęci urzędowej używają podmioty wymienione w art. 2a wzmiankowanej ustawy, m.in.

  • szkoły publiczne,
  • szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych.

Inne podmioty mogą używać pieczęci, jeżeli przepisy szczególne uprawniają je do używania wizerunku orła (np. notariusze).

Przepisy nie określają, co należy rozumieć pod pojęciami „szkoła publiczna” oraz „szkoła niepubliczna o uprawnieniach szkoły publicznej”. Znaczenia tych wyrażeń należy szukać w Ustawie o systemie oświaty.

Za szkoły uznaje ona w art. 2 szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne i artystyczne. Dodatkowo mają to być szkoły publiczne, czyli szkoły zakładane i prowadzone przez podmioty zaliczane do administracji publicznej. Jeżeli chodzi o szkoły niepubliczne, to są to szkoły zakładane i prowadzone przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego i ministrowie.

Dodatkowo muszą posiadać uprawnienia szkół publicznych, tzn. spełniać te same standardy, które ustawodawca wyznaczył dla szkoły publicznej, dotyczące: realizacji programów nauczania, realizacji zajęć edukacyjnych, stosowania zasad klasyfikowania i promowania uczniów oraz przeprowadzania egzaminów i sprawdzianów, prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, kształcenia w zawodach oraz zatrudniania Nauczycieli o określonych kwalifikacjach (art. 7 ust. 3 Ustawy o systemie oświaty).

Należy przy tym nadmienić, że oprócz wspomnianych szkół publicznych oraz szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych pozostałe jednostki oświatowe, w tym również publiczne przedszkola, niepubliczne przedszkola, szkoły i placówki, nie są uprawnione do używania pieczęci urzędowych.

Przykład 1
Przedszkole publiczne nie jest uprawnione do używania pieczęci urzędowej do celów awansu zawodowego, co oznacza, że akt nadania stopnia awansu zawodowego Nauczyciela kontraktowego nie musi zawierać odcisku pieczęci.

Wielkość i treść pieczęci urzędowej

Uprawnienie do używania pieczęci urzędowej jest uprawnieniem podmiotowym. We wszystkich dokumentach i drukach, będących wynikiem realizacji przez szkołę nałożonych na nią zadań publicznych, dopuszcza się zatem posługiwanie się pieczęcią urzędową. Istotne jest przy tym, aby używana pieczęć spełniała wymagania dotyczące treści i wielkości.

Ogólne warunki dotyczące wymiarów pieczęci urzędowych określa Rozporządzenie w sprawie tablic i pieczęci urzędowych. Wymiary pieczęci urzędowych:

  • do tłoczenia w papierze i do tuszu – 36 mm średnicy,
  • do laku – 30 mm średnicy,
  • w legitymacjach – 20 mm średnicy.

Treści pieczęci urzędowych, którymi posługują się szkoły, są uwarunkowane nazwami szkół, normowanymi postanowieniami załączników do Rozporządzenia w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół.

Nazwa szkoły jest nazwą właściwej jednostki organizacyjnej. Na pieczęciach urzędowych może być używany skrót nazwy, jeżeli jest ona długa. Każdorazowo postanowienia ramowego statutu odsyłają jednak do regulacji określonych w odrębnych przepisach dotyczących używania pieczęci urzędowych.

Szkoła filialna używa pieczęci urzędowej szkoły, której jest organizacyjnie podporządkowana; pieczęć urzędowa szkoły wchodzącej w skład zespołu nie zawiera nazwy tego zespołu, np. „Szkoła Podstawowa w ………..”, „Gimnazjum w ……….”, „Liceum Ogólnokształcące …… w …….”.

Kolor tuszu

Przepisy prawa nie określają jednoznacznie koloru tuszu do pieczęci urzędowych. Dozwolony jest każdy kolor. W szkołach powszechnie stosuje się przeważnie kolory czerwony lub niebieski. Czarny kolor pieczęci może utrudniać określenie oryginału dokumentu i jego kopii.

Przypadki używania pieczęci urzędowej

Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, w następujących przypadkach:

  • świadectwa wydawane przez szkołę oraz legitymacje szkolne opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły;
  • sprostowania błędu i oczywistej omyłki treści świadectwa szkolnego promocyjnego albo w indeksie dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych; na końcu świadectwa szkolnego promocyjnego lub indeksu należy umieścić adnotację: „Dokonano sprostowania”, czytelny podpis Dyrektora szkoły lub osoby przez niego upoważnionej oraz datę i pieczęć urzędową;
  • w przypadku utraty oryginału świadectwa Uczeń może wystąpić do szkoły, która wydała dokument, z pisemnym wnioskiem o wydanie jego duplikatu; duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa; na pierwszej stronie u góry należy umieścić wyraz „Duplikat”, a na końcu dokumentu dodać wyrazy „Oryginał podpisali” i wymienić nazwiska osób, które podpisały oryginał lub stwierdzić nieczytelność podpisów oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową;
  • Dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa, zaświadczenia lub innego druku szkolnego, gdy jest to niezbędne do złożenia kopii w aktach tej szkoły; Dyrektor gimnazjum poświadcza zgodność 1–3 kopii z oryginałem świadectwa ukończenia gimnazjum i zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu gimnazjalnego również wtedy, kiedy jest to niezbędne do celów rekrutacji; na każdej stronie kopii należy umieścić adnotację: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, datę, pieczęć urzędową szkoły oraz podpis i pieczęć Dyrektora szkoły lub upoważnionej przez niego osoby;
  • Uczeń przyjęty do szkoły otrzymuje legitymację szkolną, której ważność potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie daty ważności i pieczęci urzędowej szkoły;
  • we wzorze aktu nadania stopnia nauczyciela kontraktowego, określonym w załączniku do Rozporządzenia w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli, wskazano miejsce odciśnięcia pieczęci urzędowej; obowiązek odciśnięcia takiej pieczęci nie dotyczy organu, który nie posiada prawa do jej używania; okoliczność ta nie ma znaczenia dla szkół podmiotowo uprawnionych do używania pieczęci urzędowych, będzie ona jednak miała znaczenie w przypadku innych jednostek oświatowych niebędących szkołami (np. przedszkoli).

Świadectwa i inne druki szkolne oraz akt nadania stopnia awansu zawodowego opatruje się w miejscach oznaczonych we wzorach odpowiednich druków pieczęcią urzędową o średnicy 36 mm, z wyjątkiem legitymacji szkolnych oraz świadectw i indeksów w miejscach przeznaczonych na umieszczenie fotografii, w których używa się pieczęci urzędowej o średnicy 20 mm.

Zamawianie pieczęci urzędowej

Do wyrobu pieczęci państwowych uprawniona jest przede wszystkim Mennica Państwowa.

Szkoły (zarówno publiczne, jak i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych) składają zamówienia na pieczęcie urzędowe do Mennicy Państwowej za pośrednictwem organów prowadzących. Istnieje także możliwość, aby organ prowadzący przekazał uprawnienie do zamawiania pieczęci urzędowych bezpośrednio podległym jednostkom organizacyjnym na ich potrzeby.

O przekazaniu tych uprawnień należy zawiadomić Mennicę Państwową. Organ prowadzący zamawiający pieczęcie urzędowe na potrzeby szkół rozstrzyga o potrzebie i celowości zamówienia pieczęci urzędowych do użytku szkoły.

Pieczęć urzędową zamawia się pisemnie. Pismo zamawiające powinno być podpisane przez kierownika zamawiającej jednostki organizacyjnej lub pracownika przez niego wyznaczonego i wskazywać osobę upoważnioną do odbioru wykonanej pieczęci z podaniem nazwiska, imienia i numeru legitymacji pracowniczej tej osoby albo dokładny adres, na który wykonana pieczęć ma być przesłana jako polecona przesyłka pocztowa.

W przypadku szkół gminnych upoważniony do zamawiania pieczęci jest wójt (burmistrz, prezydent miasta), w przypadku szkół powiatowych – starosta powiatu, a w przypadku szkół prowadzonych przez ministrów – ministrowie.

Istnieje możliwość, aby ze względu na wielkość szkoły, warunki jej rozmieszczenia lub wymagania organizacji pracy (np. utworzenie filii szkoły działającej pod innym adresem) została zamówiona większa liczba egzemplarzy pieczęci urzędowej tego samego rodzaju. Należy przy tym pamiętać, że o potrzebie i celowości zamówienia większej liczby takich samych pieczęci rozstrzyga organ prowadzący szkołę. Mennica Państwowa, realizując podobne zamówienie, opatruje każdy wtórnik pieczęci kolejną numeracją rozpoznawczą, stosownie do treści zamówienia.

Wykonaną pieczęć Mennica Państwowa wydaje ściśle według wskazań zawartych w zamówieniu, zachowując odbitki wydanej pieczęci oraz potwierdzenie jej odbioru. Każde zamówienie realizowane przez Mennicę Państwową jest odnotowywane w księdze zamówień. Mennica przechowuje ponadto wszelkie dokumenty dotyczące zamówień.

Przechowywanie pieczęci urzędowej

Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w metalowych szafach lub sejfach (art. 23 Rozporządzenia w sprawie tablic i pieczęci urzędowych). W przypadku braku szaf lub sejfów pieczęcie są przechowywane w zamkniętych kasetkach umieszczonych w zwykłych szafach lub biurkach, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.

W czasie wykonywania pracy pieczęcie powinny się znajdować w miejscu dostępnym tylko dla pracownika uprawnionego do ich używania. Dyrektor jest zobowiązany do wyznaczenia pracownika, któremu zostanie powierzona odpowiedzialność za pieczęcie. Zadania związane z tą odpowiedzialnością powinny być ujęte w zaakceptowanym przez tego pracownika zakresie jego obowiązków służbowych.

Utrata pieczęci urzędowej

O utracie (zagubieniu, kradzieży) pieczęci urzędowych pracownik za nią odpowiedzialny zawiadamia niezwłocznie Dyrektora szkoły, podając okoliczności zdarzenia. Z kolei szkoła jest zobowiązana zawiadomić organ prowadzący, Mennicę Państwową oraz właściwe organy policji lub prokuratury. W zawiadomieniu, podpisanym przez Dyrektora, należy podać okoliczności utraty pieczęci i wskazać osobę, która dopuściła do jej utraty (art. 24 rozporządzenia).

Konieczność zniszczenia pieczęci urzędowej

Pieczęcie, które nie mogą być używane z jakiegokolwiek powodu, w szczególności z powodu ich zużycia lub uszkodzenia, likwidacji bądź przekształcenia szkoły albo zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci urzędowych, należy niezwłocznie przekazać do Mennicy Państwowej (art. 25 rozporządzenia). Przekazanie następuje za pośrednictwem organu prowadzącego szkołę.

Mennica Państwowa jest zobowiązana niezwłocznie zniszczyć przekazane jej pieczęcie wraz z ich odbitkami, które sporządza przy wykonywaniu pieczęci i zachowuje wraz z potwierdzeniem odbioru. Po zniszczeniu pieczęci i ich odbitek Mennica sporządza protokół i przechowuje go w swoich aktach. Odpis protokołu przesyła szkole i organowi prowadzącemu, a w przypadku likwidacji szkoły – tylko organowi prowadzącemu (art. 26 rozporządzenia).

Regulacje dotyczące pieczęci urzędowych w prawie wewnątrzszkolnym

Nie ma potrzeby powtarzania regulacji prawnych dotyczących pieczęci urzędowych w dokumentach wewnątrzszkolnych, tym bardziej że podstawą odpowiedzialności pracownika za powierzone mu pieczęcie urzędowe jest przede wszystkim zakres jego czynności. Statut szkoły powinien określać zakres zadań Nauczycieli oraz innych pracowników szkoły. W opisie zadań pracownika powinno być zatem ujęte zadanie polegające na ponoszeniu odpowiedzialności za pieczęcie urzędowe szkoły.

Jeżeli jednak szkoła używa również innych pieczęci, nie tylko urzędowych, a tak jest w większości przypadków, można uregulować w oddzielnym dokumencie łącznie zasady związane z używaniem, zamawianiem, ewidencjonowaniem, przechowywanie pieczęci, w tym pieczęci urzędowych. Właściwą formą rozstrzygnięcia powinno być w tym przypadku zarządzenie Dyrektora. Inne pieczęcie nie mają swoich odrębnych regulacji prawnych, stąd sposób postępowania z nimi reguluje się w aktach wewnętrznych jednostki.

Innego rodzaje pieczęcie używanie w szkole

Używanie pieczęci jest kwestią organizacyjną, a jej treść powinna odpowiadać standardom stosowanym w szkole. Dyrektor, będący kierownikiem zakładu pracy, decyduje na podstawie zapisów statutowych o rozwiązaniach organizacyjnych w szkole i ustala wewnętrzny system funkcjonowania placówki. Najczęściej używane pieczęcie inne niż urzędowe to:

  • pieczęć podłużna szkoły – takie pieczątki są jedynie wygodną formą skrótowego zapisu nazwy szkoły czy biblioteki i informacji ważnych na dokumentach (telefonu, adresu e-mail, adresu strony WWW, NIP-u itp.);
  • pieczęć imienna (np. Dyrektora, Wicedyrektora, Referenta, Sekretarza) – zawiera nazwę stanowiska lub pełnionych funkcji, wynikających ze stosunku pracy oraz tytuł zawodowy (skrót), imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu;
  • pieczęć imienna „z up. Dyrektora” dla osób, w granicach indywidualnego upoważnienia Dyrektora;
  • pieczęć imienna „p.o. Dyrektora” dla osoby, której powierzono pełnienie obowiązków Dyrektora szkoły; nie jest powołana na funkcję Dyrektora szkoły, a więc nie może się posługiwać pieczątką Dyrektora, stąd pieczątka takiej osoby powinna zawierać dopisek „p.o.” jako nieodzowną wskazówkę o charakterze sprawowanej funkcji;
  • pieczęć zawierająca wzór podpisu (facsimile);
  • pieczęcie pomocnicze – niezbędne do uproszczenia pracy biurowej poszczególnych osób; zastępują wpisywanie często używanych, powtarzających się tekstów (np.: zgodność z oryginałem, datowniki, numeratory) do formularzy pism, druków itd.

Przykład 2
W szkole powołano dwóch zastępców Dyrektora, na pieczątkach przy ich nazwiskach zastosowano skrót „z-ca Dyrektora”. Jest to niepoprawny zapis, ponieważ powinno być „Wicedyrektor”. Ustawa o systemie oświaty posługuje się pojęciem „Wicedyrektor”, a nie „zastępca Dyrektora”.

Ewidencja pieczęci, w tym urzędowych

W szkole na bieżąco powinna być prowadzona ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek, które są używane w placówce. Przed wprowadzeniem do użytku wszystkie pieczęcie i pieczątki należy ująć w rejestrze. Umieszcza się w nim np.:

  • odcisk,
  • nazwisko użytkownika,
  • potwierdzenie odbioru – datę i podpis przyjmującego pieczątkę lub pieczęć,
  • uwagi – np. powód wycofania.

 

Podstawa prawna:

Autor: Dariusz Skrzyński – prawnik, specjalista z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy i prawa autorskiego.

 

Komentarze do artykułu (0) skomentuj

dodaj do aktówki

Udostępnij:

Bądź na bieżąco!

Nie pozwól, by coś ważnego uszło Twojej uwadze. Jeśli powyższy artykuł jest dla Ciebie interesujący, dodaj podobne artykuły do powiadomień. Możesz również otrzymywać powiadomienia o nowych komentarzach do tego artykułu. Więcej informacji na temat powiadomień oraz szczegółowe ustawienia znajdziesz na podstronie Centrum Powiadomień.

powiadom mnie o podobnych artykułach powiadom mnie o nowych komentarzach

LogowanieZaloguj się aby dodać komentarz

pokaż keystroke

Librus.pl » Doradca Dyrektora » Informacje prawne » Organizacja pracy szkoły » Pieczęć urzędowa w szkole

AIG

MegaMatma

KND

DD

SKOK

PCG

MEDICOVER

iq.pl

WDB

aSc

PayU

AXA

Interrisk

widok klasyczny